Dr. Renny Yagosesky
Gerenciar es un constructo del entorno administrativo que se refiere al proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar los recursos disponibles de una organización, con la finalidad de alcanzar los objetivos y metas preestablecidos de manera eficiente.
Se trata de tomar decisiones acertadas y de ejecutar acciones adaptadas al entorno y a favor de la organización que representamos.
Un problema típico en el ejercicio gerencial es la falta de seguimiento. Se toman decisiones y se delega desde la buena fe, confiando en que todo saldrá bien y creyendo que al contar con gente capaz veremos en los lapsos esperados los resultados deseados. Ojalá todo fuera tan simple como eso. Pero no ocurre de ese modo.
Las organizaciones empresariales son organismos vivos, inmersos en entornos dinámicos, cambiantes y a veces difíciles de predecir. Por eso hace falta hace un seguimiento del proceso, poner atención para que se logre una alineación en todos los involucrados y funcionen a la hora de la rendición de cuentas. Si queremos que ese seguimiento funcione conviene considerar estos factores:
Planificación clara y detallada:
Todo proyecto comienza con una idea y con un plan para su consecución. Por eso debemos contar con una planificación clara y detallada que incluya objetivos, plazos, recursos disponibles y necesarios, responsables e indicadores de seguimiento. De ese modo se podrán medir los resultados parciales que permitan conocer los hechos y realizar los ajustes necesarios.
Indicadores de seguimiento: Los indicadores de seguimiento no pueden faltar para medir el progreso y las anomias del proyecto en cada etapa o fase. Los indicadores deben estar vinculados con los objetivos y ser susceptibles de observación específica y objetiva y. Número de artículos vendidos, número de empleados incorporados porcentaje de satisfacción, son ejemplos que permiten entender el territorio que se está pisando.
Reuniones de estatus:
Las reuniones de estatus son encuentros grupales de seguimiento que pueden no ser divertidas, pero son necesarias. En ellas deben estar solo los empleados relacionados con el proyecto, ser cortas en su duración, concretas en su manejo temático y deben servir para compartir información sobre progresos, frenos o retrocesos de la gestión, para así poder tomar decisiones y adecuar el curso de los eventos en favor de los resultados deseados.
Herramientas tecnológicas:
en la actualidad disponemos de numerosos recursos tecnológicos que operan como facilitadores del proceso de seguimiento en los proyectos empresariales. Aplicaciones de gestión de proyectos, herramientas de seguimiento de tareas y software de análisis de datos, entre otros.
Recuento de lecciones aprendidas:
Durante el curso del proyecto habrá aciertos y errores. Por lo tanto, conviene identificar esos errores para determinar lo que ha funcionado y lo que no ha funcionado, documentarlo y así tomar mejores decisiones en el futuro.
Como vemos, el éxito de un proyecto no aparece de la nada. Se gesta de manera consciente, voluntaria, dinámica y sinérgica. Y un factor clave para obtener los resultados de calidad que se desea consiste, además de e una delegación certera, en mantener un seguimiento lúcido y detallado de los eventos en marcha. Se puede, cuando se sabe, se quiere y se hace lo que es correcto hacer. Gracias por leerme. @DoctorRenny